Hankintapolitiikka

 

1. Hankintapolitiikan tavoitteet

Voimaosakeyhtiö SF:n hankintapolitiikan tavoite on luoda yhtiön toimenkuvaan ja tarkoitukseen soveltuvat periaatteet yhtiön hankintatoimelle ja siihen liittyville prosesseille.

Voimaosakeyhtiö SF:n hankintakategoriat ovat ulkoistetut palvelut (sis. lakipalvelut, taloushallinnon palvelut ja ulkoiset viestinnän palvelut), satunnaisesti ostetut konsultointipalvelut, toimistotarvikkeet, leasing-autot ja matkat.

Tämä hankintapolitiikka kattaa kaikki edellä kuvatut hankintakategoriat.
 

2. VSF:n hankintatoimia ohjaavat arvot, lait, säännökset ja periaatteet

Voimaosakeyhtiö SF:n hankintojen perusta on voimassa oleva lainsäädäntö, ja kulmakivinä ovat Voimaosakeyhtiö SF:n arvot, eettiset toimintaperiaatteet, hankintapolitiikka ja muut sisäiset ohjeet.
 

3. Hankinnan vastuut ja valtuudet

Hankintatoimen vastuut ja valtuudet perustuvat Voimaosakeyhtiö SF:n hallituksen hyväksymiin päätösvaltuuksiin. Vastuut ja valtuudet määritellään positiokohtaisesti.
 

4. Hankintaprosessi ja valintaperusteet

Kaikkien Voimaosakeyhtiö SF:n hankintojen tulee olla asianmukaisesti hyväksytty.
Kaikista hankittavista, arvoltaan Voimaosakeyhtiö SF:n työntekijän päätösvaltuudet ylittävistä palveluista ja tarvikkeista tulee tehdä hankintaehdotus. Hankintaehdotus voidaan tarvittaessa tehdä myös tämän summan alittavista hankinnoista.

Hankintaehdotukset hyväksyy Voimaosakeyhtiö SF:n toimitusjohtaja päätösvaltuuksiensa puitteissa. Hankintaehdotuksen toimitusjohtajan päätösvaltuudet ylittävistä hankinnoista ja investoinneista hyväksyy toimitusjohtajan pyynnöstä Voimaosakeyhtiö SF:n hallitus.
Vähäiset hankinnat voi hyväksyä Voimaosakeyhtiö SF:n työntekijät päätösvaltuuksiensa puitteissa.

Hyväksytty hankintaehdotus merkitsee sitä, että hankinta on päätetty tehdä ja se voidaan toteuttaa ehdotuksessa esitetyin ehdoin. Ostotilauksesta ja hankintasopimuksen tekemisestä vastaa Voimaosakeyhtiö SF:n toimitusjohtaja ja talousjohtaja päätösvaltuuksiensa puitteissa.

Hankinnoista pyydetään tarjoukset tarvittaessa. Hankintamenettelynä käytetään pääsääntöisesti kohdennettua tarjousmenettelyä tai neuvottelumenettelyä. Kilpailutuksen järjestämisestä vastaa talousjohtaja.

Toimittajaa valittaessa kiinnitetään huomiota siihen, miten hyvin kokonaisratkaisu palvelee Voimaosakeyhtiö SF:n tarpeita. Palveluissa valintaan vaikuttavat palveluntarjoajan kyvykkyys, osaaminen ja referenssit sekä hinta. Yhtiön hankkimissa autoissa valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat hiilidioksidipäästöt sekä ajoneuvon verotusarvo. Toimittajien valinnasta ja toimittajien soveltuvuuden arvioinnista vastaa talousjohtaja.
 

5. Toimittajien ja hankintasopimusten hallinta

Voimaosakeyhtiö SF:n toimittajien laatua seurataan säännöllisesti.

Voimaosakeyhtiö SF:n toimittajarekisterin ylläpitämisestä vastaa talousjohtaja.

Hankintasopimukset laaditaan kirjallisesti tai sähköisesti. Myös suulliset sopimukset vahvistetaan sähköisesti tai kirjallisesti.

Palveluiden hankinnassa luottamuksellisuutta koskevan sopimuksen (Non-Disclosure Agreement) on oltava voimassa ennen luottamuksellisten tietojen vaihtoa.

Hankintasopimuksen sisältö määritellään tarkemmin erillisessä ohjeistuksessa (liite 1).

Hankintaprosessiin liittyvät sopimukset dokumentoidaan huolellisuutta noudattaen. Dokumentaatio arkistoidaan sähköisesti. Fyysiset sopimukset kerätään mappeihin, joita säilytetään yhtiön tiloissa.

Hankintasopimusten laatimisesta ja ylläpitämisestä vastaa talousjohtaja.
 

6. Laskujen käsittely ja maksu

Voimaosakeyhtiö SF:n laskutus ja maksatus toteutetaan yhtiön laskutusta ja maksatusta käsittelevien ohjeiden mukaisesti.

Laskujen hyväksymisvaltuudet perustuvat Voimaosakeyhtiö SF:n päätösvaltuuksiin. Päätösvaltuudet on hyväksynyt Voimaosakeyhtiö SF:n hallitus. Vastuut ja valtuudet määritellään positiokohtaisesti.

Omia tilauksia koskevia laskuja ei voi hyväksyä ilman toisen henkilön asiatarkastusta.
 

7. Rikkomukset

Tarvittaessa yhteistyö toimittajan kanssa lopetetaan. Päätöksen tästä tekee hankinnan hyväksynyt henkilö. Luottamuksellisuutta koskevan sopimuksen rikkomuksella voi olla oikeudellisia seuraamuksia.

Liitteet

Liite 1 Hankintasopimuksen sisältö